Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 2 S. 2 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Was ist der Grund für die gemeinsame Verantwortlichkeit?

Bei der virtuellen Veranstaltung „Im Dialog“ am 09.05.2023 arbeiten der BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes a.G. und die betavo GmbH eng zusammen. Dies betrifft auch die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten. Die Parteien haben gemeinsam die Reihenfolge der Verarbeitung dieser Daten in den einzelnen Prozessabschnitten festgelegt. Sie sind daher innerhalb der nachfolgend beschriebenen Prozessabschnitte gemeinsam für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich (Art. 26 DS-GVO).

Für welche Prozessabschnitte besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit?

In den nachfolgend benannten Prozessabschnitten besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit:

  • Konsolidierung der angemeldeten Teilnehmer um zu vermeiden, dass ein Kunde zwei Teilnahmebestätigungen erhält
  • Versand der Teilnahmebestätigung an die angemeldeten Kunden jeweils durch die jeweilige Vertragspartei
  • Erstellung und Nutzung einer gemeinsamen Teilnehmerliste für:
    • den Überblick über die angemeldeten Teilnehmer
    • zur Verfügung stellen der Daten an WOW! GmbH, um individuellen Zugangslink & ggf. Passwort zur Veranstaltung zu erstellen
    • die Umsetzung einer etwaigen Nachtelefonie
      die Organisation und Umsetzung der Nachbetrachtung
  • Versand des individuellen Zugangslink & ggf. Passwort zur gemeinsamen Streamingplattform (Sitz des Rechenzentrums: Frankfurt am Main) an den Teilnehmer durch die jeweilige Vertragspartei

Folgende Daten werden hierbei verwendet:

  • Vor- und Zuname des Ansprechpartners beim Unternehmen (Teilnehmer)
  • Unternehmensangaben (Firma)
  • E-Mail-Adresse des Ansprechpartners beim Unternehmen
  • Dienstliche Rufnummer des Ansprechpartners beim Unternehmen

Was haben die Parteien vereinbart?

Im Rahmen ihrer gemeinsamen datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit haben der BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes a.G. und die betavo GmbH vereinbart, wer von ihnen welche Pflichten nach der DS-GVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen und die Erfüllung der Informationspflichten gemäß den Artikeln 13 und 14 DS-GVO.

Diese Vereinbarung ist notwendig, da bei der Nutzung von den MS-Office Anwendungen und der Nutzung von Cobra CRM PRO personenbezogene Daten in unterschiedlichen Prozessabschnitten und Systemen verarbeitet werden, die entweder vom BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes a.G. oder der betavo GmbH betrieben werden.

Prozessabschnitt / EDV-System Erfüllung der Pflichten durch:
Abschnitt 1:
Konsolidierung der angemeldeten Teilnehmer
(MS-Office, Cobra CRM PRO)		 BVV & betavo GmbH gemeinsam für alle Teilnehmer
Abschnitt 2:
Bestätigung der Anmeldung gegenüber den angemeldeten Kunden
(MS-Office, Cobra CRM PRO)		 BVV gegenüber den BVV-Kunden
betavo GmbH gegenüber den betavo-Kunden
Abschnitt 3:
Erstellung einer gemeinsamen Teilnehmerliste
(MS-Office, Cobra CRM PRO)		 BVV & betavo GmbH gemeinsam für alle Teilnehmer
Abschnitt 4:
Gemeinsame Nutzung der Teilnehmerliste
(MS-Office, Cobra CRM PRO)		 BVV & betavo GmbH gemeinsam für alle Teilnehmer
Abschnitt 5:
Parteien stellen WOW! GmbH Teilnehmerliste zur Verfügung		 BVV & betavo GmbH gemeinsam
Abschnitt 6:
Kunde erhält individuellen Zugang zur Veranstaltungsplattform
(MS-Office, Cobra CRM PRO, Simplex als Streaminglizenz)		 BVV stellt individualisierten Link (und ggf. Passwort) den BVV Kunden zur Verfügung
betavo GmbH stellt individualisierten Link (und ggf. Passwort) den betavo Kunden zur Verfügung
Abschnitt 7:
Organisation und Umsetzung der Nachbetrachtung
(MS-Office, Cobra CRM PRO)		 BVV & betavo GmbH gemeinsam für alle Teilnehmer

Was bedeutet das für Sie als Teilnehmer?

Auch wenn eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, erfüllen die Parteien die datenschutzrechtlichen Pflichten entsprechend ihrer jeweiligen Zuständigkeiten für die einzelnen Prozessabschnitte wie folgt:

Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist

  • BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes a.G. für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der BVV-Kunden in den Abschnitten 1, 2, 3, 4, 5, 6 und 7 zuständig und

  • betavo GmbH für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betavo-Kunden in den Abschnitten 1, 2, 3, 4, 5, 6 und 7 zuständig.

BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes a.G. und betavo GmbH machen den betroffenen Personen die gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO erforderlichen Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache unentgeltlich zugänglich. Hierbei lässt jede Partei der anderen Partei sämtliche dafür notwendigen Informationen aus ihrem Wirkbereich zukommen.

Die Parteien informieren sich unverzüglich gegenseitig über von Betroffenen geltend gemachte Rechtspositionen. Sie stellen einander sämtliche für die Beantwortung von Auskunftsersuchen notwendigen Informationen zur Verfügung.

Datenschutzrechte können sowohl beim BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes a.G. als auch bei der betavo GmbH geltend gemacht werden. Betroffene erhalten die Auskunft grundsätzlich von der Stelle, bei der Rechte geltend gemacht wurden.